1. Rekisterinpitäjä
Suomen Säätiötilipalvelu Oy [”Säätiötilipalvelu”] käsittelee toiminnassaan henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseen, asiakasviestinnän mahdollistamiseksi sekä toimeksiantosopimusten toteuttamiseksi.
Säätiöasiakkaiden lisäksi Säätiötilipalvelulla on yhteisöasiakkaita ja yhteistyökumppaneita, joiden edustajien henkilötietoja voidaan käsitellä osana tätä rekisteriä.
Henkilötietoja käytetään vain sovittujen toimeksiantojen toteuttamiseksi.
2. Yhteystiedot
Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Suomen Säätiötilipalvelu Oy
2003402-1
Annankatu 31-33 C45, 00100 Helsinki
info(a)saatiotilipalvelu.fi
www.saatiotilipalvelu.fi
Rekisteristä vastaava henkilö:
Säätiötilipalvelun tietosuojavastaava
Juha Leviäkangas
0400 899712
3. Kerätyt tiedot
Asiakkaat
Etu- ja sukunimi
Yhteystiedot
Asiakkuuden hoitamisen edellyttämät välttämättömät tiedot
4. Mistä henkilötiedot kerätään?
Tietosuojaselosteen mukaisesti käsiteltävät henkilötiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään, tai toimeksiantosopimuksen mukaisena rekisteröidyn valtuuttamalta taholta.
5. Tietojen käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietoja voidaan käyttää seuraaviin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin:
Palvelun tuottamiseen tai sopimussuhteen täyttämiseen
Asiakasviestintään ja asiakassuhteen hoitamiseen
6. Säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan, kuin lainsäädäntö vaatii tai kuin ne ovat tarpeellisia yllä mainittujen toimeksiantojen toteuttamiseksi.
7. Henkilötietojen siirtäminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Asiakasviestinnässä käytettäviä yhteystietoja säilytetään Tilitoimiston yhteiskäyttöisissä taloushallintojärjestelmissä sekä niiden sähköisissä arkistoissa.
8. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja ei luovuteta Säätiötilipalvelun ulkopuolisille osapuolille, lukuun ottamatta seuraavia tilanteita:
Oikeudellisista syistä
Säätiötilipalvelu voi olla velvollinen luovuttamaan henkilötietoja viranomaisille, mikäli sovellettava laki tai asetus tai oikeus- tai hallintoviranomaisen pyyntö tätä edellyttää.
Valtuutetuille palveluntarjoajille
Henkilötietoja voidaan luovuttaa valtuutetuille palveluntarjoajille, silloin kun palveluntarjoajat ovat tehtävänsä puolesta sitoutuneet rajoittamaan henkilötietojen käyttöä sekä noudattamaan vähintään tämän Tietoturvaselosteen mukaisia yksityisyys- ja tietoturvastandardeja. Tällaisia palveluntarjoajia ovat mm. pankkisalaisuuden piirissä työskentelevät pankkitoimihenkilöt sekä tilintarkastajat.
Nimenomaisella suostumuksella
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Säätiötilipalvelun ulkopuolisille kolmansille osapuolille muista, kuin edellä mainituista syistä, kun siihen rekisteröidyn nimenomainen suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tällainen suostumus milloin tahansa.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyillä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa, joita Säätiötilipalvelu käsittelee.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot korjatuiksi tai täydennetyiksi.
Oikeus vaatia tiedon poistamista
Rekisteröity voi pyytää poistamaan henkilötietonsa, mikäli Säätiötilipalvelulla ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada siirtää henkilötietonsa kolmannelle osapuolelle.
Oikeuksien käyttäminen Jos Rekisteröity haluaa käyttää jotakin ylläolevista oikeuksista, pyydetään lähettämään Säätiötilipalvelulle postitse tai sähköpostitse pyyntö, sekä tarpeelliset yhteystiedot. Pyyntotilanteessa henkilöön ollaan yhteydessä ja pyytäjän henkilöllisyys varmistetaan, käyttämällä vahvaa pankkitunnistautumista.
10. Tietoturvallisuus
Henkilötietoja voivat käsitellä ainoastaan ne henkilöt, joiden työtehtävien puolesta tämä on perusteltua. Henkilötietojen käyttö on suojattu asianmukaisin käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.
Säätiötilipalvelu toimii Taloushallintoliiton auktorisoimana tilitoimistona. Tietoturva ja prosessit auditoidaan säännöllisesti. Edellinen auditointi suoritettu 29.10.2019. Lisäksi tilitoimisto toimii finanssivalvonnan edellyttämällä tavalla, jossa tietoturvaan ja tietojen salassapitoon on kiinnitetty erityistä huomiota.
11. Valituksen tekeminen
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli Säätiötilipalvelun henkilötietojen käsittelyn koetaan olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.
